Een goede factuur: welke gegevens zijn verplicht?

Een factuur is meer dan een bedrag en een rekeningnummer. De Belastingdienst stelt eisen aan wat erop moet staan, en een klant kan een onvolledige factuur weigeren of de btw niet aftrekken. Hieronder de complete checklist.

De verplichte gegevens

• Je volledige naam en (bedrijfs)naam, plus je adres
• Je KVK-nummer
• Je btw-identificatienummer (btw-id)
• De factuurdatum
• Een uniek, opvolgend factuurnummer (zonder gaten)
• Naam en adres van je klant
• De datum of periode waarop je de dienst/levering deed
• Een omschrijving en het aantal van de geleverde diensten of goederen
• Het bedrag exclusief btw
• Het btw-tarief en het btw-bedrag
• Het totaalbedrag inclusief btw

Bijzondere situaties

Btw verlegd

Lever je aan een ander bedrijf waarbij de btw wordt verlegd (bijvoorbeeld in de bouw, of bij buitenlandse zakelijke klanten)? Dan vermeld je "btw verlegd" op de factuur, samen met het btw-nummer van je klant. Je rekent dan zelf geen btw.

Kleineondernemersregeling (KOR)

Doe je mee aan de KOR, dan reken je geen btw. Vermeld dan op je factuur dat je geen btw in rekening brengt op grond van de kleineondernemersregeling.

En daarna: bewaren

Je bent verplicht je facturen en administratie 7 jaar te bewaren. Zorg dus dat je je facturen (en je back-ups) op een veilige plek hebt staan.